L’Entretien Téléphonique

– Le guide complet du web de l’entretien à distance –

 

Entretien téléphonique. Ces mots vous donnent-ils des tremblements compulsifs ? Non ? Vous avez bien raison. Inscrit dans le processus de recrutement, ce test n’est pas aussi difficile qu’il paraît. Mais si au contraire, rien que de voir ces mots écrits, vous font redouter le vôtre qui est à venir, alors vous êtes au bon endroit !

Comme si un entretien n’était pas suffisamment complexe comme ca ! À moins d’avoir déjà vécu une vie comme prospecteur téléphonique, être à l’aise au téléphone est loin d’être inné. Sans parler de l’incidence qu’aura cet échange sur votre carrière professionnelle.

 

Un entretien par téléphone bientôt ?

Préparation, astuces, conseils, aide personnalisée ou encore écueils à ne plus commettre, L’Eskimo, c’est LA référence du web, spécialisée sur cet exercice à distance.

Sur cette page vous découvrirez les 6 principales différences avec une rencontre traditionnelle et 33 conseils pour mener à bien votre rendez-vous professionnel.

Mais avant, abordons un peu les enjeux d’un entretien téléphonique ou d’une rencontre Skype – ou toutes conversations à distance d’ailleurs.

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Quels sont les enjeux d’un entretien téléphonique ?

Vous auriez envie de répondre “Obtenir le job”, n’est-ce pas ? Après tout, si vous voulez vous faire embaucher et renoncer une fois pour toutes à votre statut d’Inactif / Demandeur d’emploi / Chômeur, c’est bien pour travailler. Recevoir un salaire en l’échange de plus ou moins 35 heures par semaine. Contrat CDD ou contrat CDI, devenir salarié est LA raison principale d’un entretien d’embauche.

Indépendants, free-lance, micro-entrepreneurs (anciens auto-entrepreneurs) ou artisans à leur compte : voilà quelques chanceux qui n’auront pas besoin de passer un quelconque entretien téléphonique. Il n’y a pas de recette toute prête pour exercer son métier idéal. Certains embrassent la vie salariale d’autres ont plutôt une vision entrepreneuriale.

Pas de risque de licenciement, pas de discrimination à l’emploi, pas de contrat de travail, pas de subordination, les avantages des indépendants sont criants de liberté. Pourtant, d’autres voient dans leur précarité financière, leurs contraintes logistiques, la fluctuation de leur rémunération, leur recherche perpétuelle de clients et de fournisseurs, comme autant de raisons qui poussent un travailleur à se tourner vers un engagement salarial.

Non seulement nous sommes de cet avis, mais en plus nous sommes persuadé que la liberté professionnelle peut être atteinte d’une manière plus simple : en agrandissant notre “terrain de jeu”. L’expatriation.

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Qu’ont en commun une PME située à Singapour, une multinationale à New York ou une petite succursale à Amsterdam ? Le mode de recrutement à distance. À moins que le recruteur ne paye le déplacement à l’étranger pour tous ses candidats (ce qui est pour ainsi dire rarissime – pour ne pas dire improbable), les postulants devront passer par la case “entrevue” à distance et donc entretien téléphonique ou rencontre Skype.

Mais que vous souhaitez exercer en France ou à l’autre bout du monde, le schéma de ce genre de rendez-vous, reste généralement le même. Maîtriser cette étape de recrutement, vous offre ainsi la liberté de trouver une profession partout où vous le souhaitez !

Mais l’étape décisive qu’est l’entretien par téléhone, ne doit pas être pour autant sous-estimée. À grand renfort de préparation et de conseils, retrouvez sur ce site internet tout ce dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet !

Vous vous demandez en quoi un entretien telephonique est-il différent d’un traditionnel échange ? Faites le point avec les 6 différences majeures.

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6 différences en entretien téléphonique :

Plus court : Au téléphone, ce genre de meeting dure en général moins de 45 minutes. Bien sûr cela dépend aussi du poste recherché, mais à poste égal vous aurez moins de temps pour convaincre.

Très peu de feedback de la part du recruteur : Pas moyen de travailler votre analyse sur un éventuel froncement de sourcil. Aveugle, vous devrez avancer dans votre argumentation sans avoir la possibilité de lire les réactions de votre interlocuteur.

Importance de la voix et des mots : Pour sortir du lot, vous n’aurez malheureusement pas votre attitude pour vous aider. Sans regard, sans synchronisation comportementale et sans utiliser tout ce qui se dégage de votre personnalité pour jouer en votre faveur, vous allez devoir vous reposer uniquement sur votre voix, votre ton et vos mots. Bien loin d’être handicapant, nous allons voir les astuces que vous pouvez mettre en œuvre durant un entretien téléphonique pour compenser ce manque et qui vous permettront de briller en tant que futur professionnel.

Spontanéité : Il existe deux types de télécommunication pour un recrutement. Celles qui ont été programmées à l’avance à une heure bien précise, et les autres. Pour cette deuxième catégorie, vous avez envoyé votre CV et lettre de motivation, et le recruteur a décidé de vous téléphoner de manière spontanée. Que ce soit le lendemain de votre candidature, une semaine ou un mois plus tard, une chose est sûre : vous serez surpris. À partir du moment où ces documents ont été transmis, vous devez être prêt à être appelé. Sur ce site, vous trouverez également tous les moyens pour le passer selon vos termes.

Plus intimidant : Cette différence est totalement subjective. Certains trouveront plus facile de passer un entretien téléphonique qu’un entretien de motivation traditionnel. Mais si vous êtes sur cette page, alors il est probable que vous trouviez cet exercice stressant. Et vous avez raison. Heureusement il existe une solution : la préparation !

Possibilité d’avoir des notes : Un point positif et pas des moindres, puisqu’il vous permet d’avoir un document de travail à proximité de vous. Avoir les principaux grands axes de votre argumentation vous permet de structurer vos réponses et donc de marquer des points.

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Bien comprendre ces différences, permet de mettre en relief des points positifs. Des conseils. Nous avons fait le tour de ces différences et des aspects qui peuvent faire pencher la balance.

Ne commettez plus les mêmes erreurs : voici 33 conseils pour briller en entretien téléphonique !

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Conseils n° 1 à n° 5 pour un entretien téléphonique

01 – Rechercher des informations en amont

Essayez d’en savoir le plus possible sur l’entreprise. Visitez son site internet et rendez-vous sur ses réseaux sociaux. Nombre d’employés, nom et photo du patron, organigramme, locaux, marché, concurrents, histoire de l’entreprise, structure organisationnelle : plus vous connaîtrez de chose à son égard et plus vous serez à l’aise lors de l’entretien téléphonique.

02 – S’entraîner à poser sa voix au téléphone

Devenir à l’aise au téléphone, n’est pas inné : cela s’apprend. Si vous avez du mal à poser votre voix lorsque vous ne voyez pas l’interlocuteur, le mieux est encore d’opter pour une rencontre professionnelle physique – sauf que malheureusement, vous n’aurez pas souvent le choix. Votre voix sera votre plus grand allié, prenez un annuaire et entraînez-vous en appelant des institutions publiques par exemple.

03 – Parler calmement

Afin d’être le plus compréhensible possible lors de l’entretien téléphonique, votre voix devra être posée et calme. Parlez lentement mais énergiquement. Si possible, d’une voix légèrement plus grave qu’à l’accoutumée. Pourquoi ? Non seulement elle portera plus, mais paraîtra également plus sérieuse. À l’opposé, évitez d’utiliser une voix trop aiguë et trop rapide.

04 – Ne pas lire ses réponses déjà toutes préparées

Il y a se préparer, et vouloir tricher. Sans parler ici d’un quelconque aspect éthique, lire vos notes risque de vous poser davantage de problèmes que de bénéfices. Non seulement cela s’entendra dans le son de votre voix et dans la tournure de vos phrases, mais en plus l’employeur se dira que si vous n’êtes pas capable de parler spontanément, alors vous n’êtes probablement pas le salarié qu’il recherche pour ce travail.

05 – Décider du moment

Si possible, essayez d’obtenir votre rendez-vous à un jour particulier et à une heure précise. De cette façon, aucun risque que le patron ne vous surprenne au plus mauvais moment avec un coup de fil surprise ! Convenir au préalable d’une heure que vous aurez décidée, vous donne l’avantage de la préparation.

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Conseils n° 6 à n° 10 pour un entretien par téléphone

06 – Avoir un cahier et des crayons à portée de main

Prendre des notes, lors d’une discussion importante, est vital. Cela vous autorise à revenir sur un point plus tard. Vous n’avez pas compris le nom du département dans lequel vous serez intégré ? Demandez-lui de répéter lorsqu’il aura fini sa phrase. Votre futur-supérieur veut vous communiquer l’adresse de ses locaux ou le numéro de sa ligne directe pour convenir d’une rencontre ? Vous serez bien plus réactif avec du papier sous la main.

07 – S’entraîner aux questions avec un proche

Un entraînement sera également nécessaire pour être à l’aise dans vos réponses le jour J. Pour cela, rendez-vous sur notre liste de questions posées en entretien, et demandez à un proche de vous les poser en les adaptant. Idéalement, se préparer avec un inconnu est mieux, mais trouver un proche qui acceptera de vous aider sera certainement plus facile ! En travaillant vos discours tout en restant spontané, vous habituez votre cerveau à formuler plus précisément vos pensées.

08 – Se détendre 10 minutes avant

Si votre entretien téléphonique a été convenu avant, prenez 10 minutes pour vous détendre et faire redescendre un peu le stress. Quoi qu’il arrive, vous serez stressé lors de l’appel, c’est normal. Le stress booste les liaisons entre vos neurones, vous permettant d’être plus réactif. Le plus gros désavantage de cette tension : vous risquez d’avoir du mal à contrôler les tremblements dans votre voix. Écouter de la musique ou faire du sport juste avant, vous permet de contrebalancer la tension accumulée lors de votre préparation.

09 – Réserver votre journée

Vous postulez pour l’emploi de vos rêves et vous êtes actuellement inactif (demandeur d’emploi par exemple) ? Vous devriez donc être capable de réserver votre journée pour la préparation. Préparer la veille est aussi une bonne idée pour “dormir dessus”. Pas de rendez-vous, pas de sorties entre amis, pas de courses à la grande surface : optimisez votre temps pour vos derniers préparatifs d’entretien téléphonique. Cette organisation ne peut que vous être favorable.

10 – Être bien concentré

Avez-vous déjà essayé de parler au téléphone pendant qu’un proche à côté de vous, vous pose une question ? Le cerveau humain a du mal à faire plus de deux choses en même temps. Pour ne pas se retrouver sollicité lorsque vous serez en entretien de recrutement, éteignez tout accessoire électronique (smartphone, télévision). Certaines personnes préfèrent écouter de la musique en même temps, si c’est votre cas : veillez à être sûr que votre interlocuteur ne l’entendra pas. Le top du top ? Être assis à un bureau, dans une pièce vide.

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Conseils n° 11 à n° 15 pour un entretien d’embauche téléphonique

11 – Soigner son répondeur

Votre répondeur téléphonique ne doit pas être trop familier. Au besoin, modifiez-le lorsque vous êtes susceptible de recevoir un coup de téléphone important. Avoir une messagerie personnalisée d’accord, mais veillez à ce que celle-ci vous présente d’une manière sérieuse. Une autre solution : opter pour un second téléphone mobile.

12 – Ne pas avoir mangé juste avant

C’est assez simple : si vous avez mangé, vous risquez d’entrer dans votre phase de digestion et donc vous risquez d’avoir un moment de fatigue en plein milieu de votre entretien téléphonique. Pour rester sur le qui-vive et être le plus réactif possible, vous pouvez manger à la rigueur, une barre de céréales avant, mais évitez les gros plats lourds. En revanche, prendre un petit déjeuner avant, ne pose aucun problème et est même conseillé.

13 – Décaler si le moment n’est pas idéal

Vous ne vous attendiez pas à ça : en décrochant votre smartphone vous découvrez horrifié qu’il s’agit du responsable de la firme pour laquelle vous avez candidaté il y a un mois – le travail de vos rêves. Vous l’aviez oublié et vous ne vous êtes pas du tout préparé. En plus, pas de chance vous vous trouvez dans une grande surface bruyante au possible. Comment faire ? Décalez votre entretien téléphonique. Soyez franc et dites-lui que vous le rappelez dans 1 heure.

14 – Poser des questions

Il est important de ne pas attendre la fin de l’échange pour poser des questions. Il s’agit avant tout d’une interaction et non d’un interrogatoire. Pour rendre la discussion vivante, le recruteur ne doit pas être le seul à poser les questions. Soyez curieux, rebondissez sur les informations qu’il vous fournira. Non seulement vous gagnerez confiance, mais en plus vous apparaîtrez comme quelqu’un de sociable et intéressé.

15 – Chercher des indices

Le plus dur dans cette situation, c’est l’absence d’information concernant les réactions que vos réponses provoqueront. Dans une rencontre traditionnelle, il est toujours possible de remarquer quand on marque des points et quand on en perd, en “lisant” le langage corporel de votre futur directeur. Ici, vous devrez à la place, uniquement vous contenter de ses commentaires à la fin de chacune de vos réponses. Soyez également attentif sur la façon de dire ce commentaire. Un “Très bien” dit avec hésitation, n’a pas du tout la même valeur qu’un “Très bien” avec enthousiasme.

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Conseils n° 16 à n° 20 pour un oral par téléphone

16 – Soigner les 30 premières secondes

Rien de différent par rapport à un échange en face à face : les 30 premières secondes sont centrales. Il ne suffit que d’une demi-minute à votre interlocuteur pour se faire une image de vous. Ce délais passé, il deviendra plus difficile de changer sa perception. Soigner ce moment et faire bonne impression est crucial si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté. Au téléphone plus que nulle part ailleurs !

17 – Sourire pour convaincre

Vous l’avez déjà lu partout et ce n’est pas pour rien : le sourire s’entend lors d’un entretien téléphonique comme dans n’importe quelle autre télécommunication cellulaire ! Alors souriez, et au sens littéraire – ce n’est pas une métaphore tel qu’un “sourire intérieur” par exemple : le sourire doit être réel ! Cela vous aidera non seulement à paraître enthousiaste, mais en plus à être réellement enjoué par la discussion. Un de ses avantages est aussi de booster votre confiance.

18 – Conclure avec tact

Comment raccrocher ? Comment clore la conversation téléphonique ? Si les 30 premières sont vitales, les 30 dernières secondes le sont aussi. Ce sont celles qui resteront lorsque vous aurez raccroché. Il convient donc d’abord de ne pas oublier de remercier le recruteur pour le temps qu’il vous a accordé avec cet entretien téléphonique. Et dans un second temps de demander comment se passeront les prochaines étapes. À partir de quand pouvez-vous attendre une réponse, par exemple ?

19 – Surveiller son langage

Au téléphone, votre futur boss est incapable de savoir si vous portez une chemise, si vous êtes clean sur vous ou même si vous êtes en pyjama dans votre lit. Pour évaluer votre sérieux, il n’a pas d’autre choix que de se fier aux mots que vous emploierez et à la tonalité de votre voix. Faites attention à votre vocabulaire et aux expressions employées. Car si vous, vous êtes dans votre chambre en peignoir, l’employeur lui, sera en costard cravate assis à son bureau.

20 – Ne pas s’eterniser

Donner des priorités aux questions qui vous seront posées, vous permettra de mieux organiser la gestion de votre temps. De 15 à 45 minutes, le temps consacré à l’entretien téléphonique varie selon plein de critères différents. Pour ne pas donner l’impression de vous imposer, essayez d’être attentif aux réactions de votre destinataire tout en élaborant des réponses plus ou moins longues selon l’importance de la question.

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Conseils n° 21 à n° 25

21 – Articuler

En téléphonie, la compréhension peut être compromise par ce que nous appelons “bruit”. Bruit de l’environnement, du vent, mais aussi bruit lié à l’appareil proprement dit ou même à la qualité de la connexion au réseau (grésillements). Bref, autant d’éléments susceptibles de mettre à mal votre candidature. Pour anticiper ces problèmes et délivrer un message le plus clair possible, il est important de faire un travail supplémentaire pour articuler ses mots.

22 – Avoir son téléphone pleinement chargé

Qui n’a jamais eu sa communication coupée par un problème de batterie ? La durée de nos smartphones est de plus en plus courte, veiller à ce que la batterie soit pleinement chargée est donc indispensable pour éviter d’être coupé. Votre mobile doit être prêt à faire face à un échange d’une heure.

23 – Avoir suffisamment de crédit

Un autre point technique à anticiper avant de commencer la discussion : avez-vous suffisamment de crédit téléphonique pour une conversation d’une heure ? Selon votre forfait et si vous n’avez pas un abonnement en illimité, vous devrez peut être prendre en compte ce point, pour éviter les mauvaises surprises en plein milieu de votre entretien téléphonique.

24 – Ne pas être en mouvement

Ce ne sera une surprise pour personne : non seulement votre attention serait diminuée, mais cela risquerait aussi d’agacer votre futur responsable. Pour être le plus professionnel possible, et garantir une communication de la meilleure qualité qui soit, nous recommandons de toujours être statique lors d’un appel important.

25 – Ne pas sous-estimer son interlocuteur

Vous êtes prêt : vous avez préparé une feuille avec toutes les réponses pour les questions qui tomberont probablement ? C’est une mauvaise idée : le directeur ne sera pas dupe. Si une formule n’est pas à vous, elle risque de sonner faux par rapport aux autres. De plus, votre interlocuteur l’aura certainement déjà entendue avant. Éviter de le sous-estimer : après tout, faire passer des entretiens d’embauche, c’est son métier.

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Astuce n° 26 à n° 30 pour un entretien par téléphone

26 – Faire attention à sa timidité

Les choses sont tout de suite plus difficiles lorsqu’on est timide. C’est le cas des entretiens d’embauche et des télécommunications. Pour ne pas se laisser contrôler par sa timidité, il existe une technique presque infaillible : la préparation. Enfin surtout la répétition. Si votre introversion ne partira pas du jour au lendemain, vous devrez toutefois être prêt à vous entraîner au téléphone avant. Ou mieux : essayer d’opter pour un échange en face à face si vous avez le choix.

27 – Être actif

Quelqu’un de passif au téléphone, est une personne peu avenante et ne participant pas à la dynamique de la mise en relation. Il est sans doute inutile de dire, qu’un candidat de ce genre, risque malheureusement de ne pas attirer l’attention du supérieur hiérarchique. Au contraire, pendant votre entretien téléphonique soyez enthousiaste : posez des questions, mettez de la vie dans votre ton de voix et montrez-vous dynamique.

28 – Obtenir une rencontre : adapter son argumentaire.

De nombreux entretiens par téléphone ne sont en fait que des étapes transitoires pour filtrer les postulants demandeurs d’emploi. Si vous avez le sentiment d’être dans ce cas – si vous candidatez pour une grosse enseigne par exemple, alors la finalité pour vous, sera de passer à la prochaine étape : une rencontre physique. Votre argumentaire doit donc répondre à ce but : donner envie à votre interlocuteur d’organiser un face à face.

29 – Etre courtois et poli

C’est LE deal-breaker par excellence lors d’un entretien téléphonique d’embauche. Montrez-vous irrespectueux et grossier, et vous n’entendrez probablement plus jamais de la part de cette entreprise, ni de ce travail que vous chérissez tant. Soignez donc votre vocabulaire et vos expressions. Vouvoyez votre interlocuteur et n’ayez pas peur de paraître trop respectueux. Vous vous sentez agressé ? Répondez lui fermement, mais ne tombez jamais dans l’insolence : il peut s’agir d’un test. Bien évidemment, le niveau de courtoisie demandé dépend aussi de la firme en question.

30 – Écouter son interlocuteur

Au téléphone plus que jamais, vous devrez écouter attentivement les attentes de l’employeur. De cette façon, non seulement cela vous permettra de remarquer des indices sur ses éventuelles réactions, mais aussi la discussion se tournera plus naturellement vers un échange et non un interrogatoire. Vous trouvez l’échange trop centré sur vous, essayez de l’équilibrer en lui posant des questions sur lui ou sa société. Écouter activement ses réponses, ne peut que vous être bénéfique.

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Les dernières astuces pour un entretien réussi au téléphone

31 – Être précis dans ses réponses

Comment compenser vos mimiques, vos expressions, votre langage corporel ou encore vos émotions ? Lors d’un échange traditionnel, une multitude de petits détails viennent ajouter de la profondeur à vos répliques et à votre motivation. Pour compenser ce manque, vous devrez être plus précis dans votre argumentaire professionnel. Donnez des exemples concrets. Mettez des mots sur votre enthousiasme et vos souvenirs. Illustrez chaque réponse avec un fait précis.

32 – Avoir un discours structuré

S’il y a bien quelque chose de difficile dans l’exercice téléphonique, c’est le fait de devoir parler sans qu’il y ait quelqu’un en face. Lors d’un monologue, il est dès lors difficile d’organiser son discours sans pouvoir s’adapter aux pensées de son interlocuteur. Pour éviter de se perdre dans sa réponse en entretien telephonique, le mieux reste de l’organiser selon un déroulement logique. Par exemple : d’abord votre réponse spontanée, puis un exemple précis. Gardez ça en tête lors de votre préparation.

33 – Préparer des notes

Pourquoi préparer des notes ? Cela peut sembler évident pour certains, mais le fait d’avoir quelques grandes idées déjà notées sur un carnet, permet de mieux s’y retrouver. Il ne s’agit pas bien sûr d’avoir des phrases toutes faites, mais des mots : les lignes directrices de votre argumentation. Vous pouvez également y noter les différents points que vous souhaitez aborder dans cet échange téléphonique. Enfin, cela vous autorise aussi à noter les grands points de l’histoire de l’entreprise et du boulot proposé, sans devoir tout apprendre par coeur.

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Passer un entretien téléphonique est compliqué, dans le sens où il bouleverse les précédentes stratégies que vous avez l’habitude de mettre en place lors d’une entrevue physique. Cependant, cet exercice a également son lot d’avantages. Pour ne pas passer à côté, le mieux reste encore d’appliquer ces 33 conseils, mais surtout : de vous préparer avant ! Alors courage, vous êtes sur le point d’obtenir le job que vous convoitez depuis plusieurs semaines/mois/années !

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