À l’intérieur d’un courrier administratif ou d’une lettre de motivation, la présence de formules de politesse est indispensable. Non seulement celles-ci veillent au respect de l’étiquette en la matière, mais surtout : elles ont le potentiel d’accélérer le traitement de votre demande. De la même façon, une personne ajoutant « S’il vous plait » à sa demande orale, aura de plus grandes chances d’être bien servi et plus rapidement.
Formules de politesse dans une lettre : locutions soutenues
L’envoi d’une lettre n’est jamais anodin. En courrier prioritaire, avec option de suivi ou même en recommandé avec accusé de réception : l’envoi postal de document est un acte formel bien codifié. Alors que par mail les formules de politesse sont nettement plus concises, l’écrit papier lui, doit respecter certaines traditions. Le langage est davantage soutenu et les formulations plus complexes.
La forme est, elle aussi, bien différente. En haut à droite du courrier par exemple, sera annoté la ville et la date de la rédaction. Quelques espaces plus bas, toujours à droite, devra être indiqué l’adresse du destinataire, ainsi que la mention « À l’attention de ». Concernant cette dernière expression, il est impératif de la différentier de « À l’intention de ». Pour apprendre à bien l’utiliser, un article est dédié à celle-ci.
Courrier, correspondance et lettre : les formules de politesse
Une formule de politesse type, dédiée à un courrier et placée à la fin d’un document, doit idéalement être composée de quatre parties distinctes. Bien conclure sa correspondance, c’est mettre toutes les chances de son coté pour que le destinataire accorde une juste crédibilité au message.
Tête de phrase + Ensemble de verbes + Formule d’appel + Formule finale
La Tête de phrase est optionnelle. C’est elle qui va servir à conclure votre demande et introduire la formule finale de votre lettre. Lettre de motivation ou lettre administrative : il s’agit d’une expression invitant à la convivialité.
Exemple :
Avec mes remerciements,
Dans l’attente d’un éventuel rendez-vous,
Me tenant à votre disposition pour toute demande de renseignements,
L’ensemble de verbes est une locution verbale invitant à l’action. Elle peut être soit conjuguée à la première personne du singulier (Je vous prie), soit à la deuxième personne du pluriel (Veuillez). Suite à ce premier verbe, s’ajoute un second caractérisant la réception de la demande.
Exemple : Croire, Recevoir, Agréer, Accepter, …
Cette partie verbale peut ainsi avoir la forme :
Je vous prie de croire,
Veuillez recevoir
Je vous prie d’agréer
Remarque : le verbe conjugué doit toujours être accordé avec le sujet de la tête de phrase. Autrement dit : le « Je », appelle le « Je » et le « Vous » appelle le « Vous ».
La formule d’appel, fait écho avec celle choisie pour introduire le document. Si vous avez choisi Monsieur le Directeur, alors vous devez également écrire Monsieur le Directeur dans cette conclusion.
Exemple :
Madame la Directrice,
Monsieur Lefèvre,
Madame, Monsieur,
La formule finale, enfin, renvoie à l’expression qui clôturera votre missive. Il peut s’agit d’invoquer des sentiments ou de transmettre des salutations. Dans le cas de la rédaction d’une lettre formelle invoquant des sentiments, on privilégiera l’ajout de « l’expression », juste avant celle-ci. Seuls des sentiments peuvent être exprimés : cette partie est donc à exclure dans le cas de salutations.
Exemple :
(l’expression de) mes sentiments distingués.
(l’expression de) ma profonde gratitude.
(l’expression de) ma considération la plus haute.
mes salutations les plus distingués.
Remarque 1 : En théorie, le verbe choisi dans la partie verbale, conditionne le choix de la formule finale. « Agréer » s’accorde avec les sentiments et les salutations, alors que « recevoir » s’accorde seulement avec les salutations.
Remarque 2 : Une femme doit éviter d’exprimer « ses sentiments » à un homme.
Enfin, il est important de rappeler que l’orthographe de votre texte et du corps de votre courrier, doit être soigné et clair. Aussi, les abréviations sont à éviter si possible.
Vous en savez maintenant un peu plus sur la façon d’employer les formules de politesse dans votre lettre ou courrier !
A propos de l'auteur : Pierre
Pierre est coach entrepreneuriat et consultant web-marketing. Mais ce n'est pas ce qu'il faut retenir....
Avide d'aventure et de découvertes, il explore régulièrement le monde en
expatriation, en sac à dos ou en van aménagé. Il est ce que l'on appelle un Digital Nomad.
Il créé L'Eskimo en 2016, pour encourager les jeunes de moins de 30 ans à oser se mettre en quête du job de leurs rêves. En savoir plus...
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